イチから始める観光ＤＸ　個人の名刺情報は「会社の資産」―ハトヤ瑞鳳閣の事例／短期連載シリーズ

京都市下京区の京湯元ハトヤ瑞鳳閣は、キャリアプロフィール「Ｅｉｇｈｔ」など名刺管理で知られるSansan株式会社のシステムを２０１６年９月に導入し、いち早くＤＸに取り組んでいます。そこで「イチから始める観光ＤＸ」の第２回目は、総支配人室の安田浩彦さんにシステムの活用法などについてお話を伺いました。

営業のヒントや社内連携に活用

―システムを使うきっかけを教えてください。

ハトヤ観光グループはホテル、レストラン、弁当製造販売、洋菓子製造販売、本社の５部門からなります。名刺情報はかなり豊富に持っていましたが名刺の管理は現場、個人任せで、デスクの中で大量に保管されているだけで、属人化した情報にとどまっていました。

また名刺交換した会社の人事異動なども把握しきれておらず、名刺の“賞味期限切れ”が起きている状況でした。

そこで、個人が管理している名刺情報は「会社の資産」という考えに基づき、ハトヤ瑞鳳閣にＳａｎｓａｎのシステムを導入し、グループ全体で活用することにいたしました。まず行ったことは名刺の可視化です。ひたすら名刺のデータ化を行ったことで、名刺交換の状況をリアルタイムで社内共有することができ、営業がどのように人脈を広げているかがわかるようになりました。

その結果、名刺交換データを横断的に閲覧できることになり、営業のヒントや他セクションとの連携も可能になりました。名刺にひも付く人物情報が半自動で更新されるということも大きなメリットです。人力ではできなかった名刺情報の整理と社内共有化、検索ができるようになったことで、異動や退職による名刺情報の損失を防ぎ、会社の資産保持につながったのは良かったと思っています。

―これからの目標を教えてください。

次の目標はデータを活用した業務の効率化です。情報発信時の宛先の確定と重複の排除などの効率化は図れたのですが、現状はデジタルファイリングの域を超えていません。名刺交換者が名刺情報や企業情報以外の自分しか知らない付加価値の高い情報を入力することが必要で、名刺情報をどのように活用するかを考えないと次のステップにたどり着けません。セールスの対象となる決裁権はどこにあるのかといった情報まで取り入れデジタル化をしないとせっかくのデータが役に立たなかったりします。

Ｓａｎｓａｎのシステムには様々な有効なデータがあり、ユーザー向けのセミナーも実施されています。そこで現場が求める具体的な活用方法を知ることができれば、今以上に使いやすくなると思います。その点はもう少し寄り添っていただければうれしいですね。

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トラベルニュースとＳａｎｓａｎでは７月13日、大阪市北区のＳａｎｓａｎ関西支店で観光ＤＸセミナー（初級編）の開催を予定しています。詳細については弊紙編集部（電話06―４７０８―６６６８）までお問い合わせください。